Cara Rekap Pesanan Shopee & TikTok Shop di Excel

Setiap pagi, admin toko membuka Seller Center Shopee, mengunduh file pesanan, lalu melakukan hal yang sama di TikTok Shop. Dua file, dua susunan kolom, dua cara menulis kode barang. Satu jam kemudian semuanya tersalin ke satu spreadsheet — kalau tidak ada yang terlewat.

Rekap pesanan tidak harus memakan waktu selama itu. Dengan lembar kerja yang disusun sekali dengan benar, pekerjaan harian tinggal menempel data dan menyegarkan ringkasan. Panduan ini memakai Excel, tapi langkahnya berlaku sama di Google Sheets.

Kenapa rekap pesanan harian penting#

Rekap bukan sekadar laporan. Dari satu lembar yang sama, kamu mendapat empat hal:

• Daftar kerja gudang: barang apa saja yang harus dikemas hari ini, dan berapa banyak.

• Pengurangan stok: berapa unit setiap barang yang keluar, untuk memperbarui stok di semua marketplace.

• Omzet per channel: berapa penjualan dari Shopee dan dari TikTok Shop.

• Bahan pencocokan dana: daftar nomor pesanan yang nanti dicek di laporan penghasilan — dibahas di cara cek pencairan dana Shopee dan TikTok Shop.

Karena keempatnya bergantung pada rekap yang sama, satu baris yang terlewat atau terhitung dua kali merembet ke semuanya.

Langkah 1: Ekspor pesanan dari Seller Center#

TikTok Shop. Di Seller Center, buka Pesanan → Kelola Pesanan, tekan Ekspor Pesanan, pilih rentang tanggal dan format file, lalu Ekspor. File yang sudah jadi muncul di riwayat ekspor dan bisa diunduh ulang dari sana (panduan resmi TikTok Shop).

Shopee. Di Seller Centre, buka menu pesanan (Pesanan Saya), saring rentang tanggalnya, lalu gunakan tombol ekspor untuk mengunduh laporan pesanan dalam format Excel. Nama menu kadang bergeser antarversi Seller Centre; yang kamu cari adalah file daftar pesanan, bukan laporan penghasilan.

Dua kebiasaan kecil yang menyelamatkan banyak waktu:

1. Selalu ekspor dengan rentang tanggal yang sama untuk kedua marketplace, misalnya "kemarin pukul 00.00 sampai hari ini pukul 00.00".

2. Jangan ubah file aslinya. Simpan file mentah di satu folder per bulan, lalu salin isinya ke lembar rekap. Kalau ada angka yang janggal, kamu selalu bisa kembali ke sumbernya.

Langkah 2: Kenali perbedaan kolom kedua file#

Kedua file berisi informasi yang mirip, tapi judul kolomnya berbeda. Inilah padanan kolom yang paling penting:

Perhatikan juga soal harga: kolom harga di setiap marketplace belum tentu sama artinya — ada yang sebelum diskon, ada yang sesudah. Pilih satu definisi untuk rekapmu (misalnya harga yang dibayar pembeli) dan tuliskan di kepala kolom supaya semua orang membacanya sama.

Langkah 3: Siapkan lembar rekap dengan kolom standar#

Buat satu lembar bernama Rekap dengan kolom tetap, apa pun marketplace asalnya:

Kolom Channel diisi manual saat menempel (Shopee atau TikTok Shop), dan Total berisi rumus = Qty × Harga satuan. Ubah rentangnya menjadi tabel (Insert → Table di Excel) supaya rumus dan format ikut terbawa ke setiap baris baru.

Langkah 4: Tempel data dengan aman#

Di sinilah kesalahan paling mahal sering terjadi: nomor pesanan yang panjang rusak saat ditempel. Nomor pesanan TikTok Shop berupa deretan angka panjang. Excel membacanya sebagai bilangan, menampilkannya sebagai 5,78112E+17, dan hanya menyimpan 15 digit pertama — sisa digitnya diganti nol. Nomor 578112003456789012 diam-diam berubah menjadi 578112003456789000, dan pesanan itu tak akan pernah cocok lagi dengan laporan penghasilan.

Cara mencegahnya:

1. Format kolom No. Pesanan sebagai Teks sebelum data masuk (klik kanan kolom → Format Cells → Text).

2. Untuk file CSV, buka lewat Data → From Text/CSV dan setel tipe kolom nomor pesanan ke Text, alih-alih membuka file dengan klik ganda.

3. Periksa sekilas: nomor pesanan yang benar rata kiri (teks); yang rata kanan atau berbentuk E+ sudah rusak.

Aturan yang sama berlaku untuk kolom SKU yang diawali nol.

Langkah 5: Buang duplikat dan pesanan batal#

Ekspor dengan rentang yang bertumpuk, atau file yang tertempel dua kali, membuat baris berlipat. Gunakan Data → Remove Duplicates dengan kunci No. Pesanan + SKU, bukan No. Pesanan saja — pesanan berisi dua barang memang punya dua baris yang sah.

Lalu tandai pesanan yang dibatalkan (misalnya berstatus Batal di Shopee atau Cancelled di TikTok Shop). Jangan hapus barisnya; biarkan tetap ada sebagai arsip, tapi keluarkan dari ringkasan dengan filter atau dengan kolom bantu Dihitung berisi Ya/Tidak.

Langkah 6: Samakan SKU listing ke SKU gudang#

Kalau kode SKU di listing marketplace belum seragam dengan kode di gudang, buat lembar Pemetaan berisi dua kolom: kode di listing dan SKU gudang. Lalu tambahkan kolom SKU gudang di lembar Rekap dengan rumus:

=XLOOKUP([@SKU]; Pemetaan[Kode listing]; Pemetaan[SKU gudang]; [@SKU])

Argumen terakhir membuat kode yang tidak ada di tabel pemetaan tetap tampil apa adanya, sehingga mudah ditemukan dan ditambahkan. Di versi Excel lama tanpa XLOOKUP, pakai kombinasi INDEX dan MATCH. Pemisah argumen (; atau ,) mengikuti pengaturan bahasa komputermu.

Cara merancang kode SKU supaya tabel pemetaan ini makin lama makin pendek ada di panduan cara membuat kode SKU untuk online shop.

Langkah 7: Ringkas dengan PivotTable#

Dengan data yang bersih, ringkasan cukup dibuat sekali lewat Insert → PivotTable, lalu disegarkan setiap hari dengan Refresh. Contoh rekap satu hari toko fiktif Dapur Rapi:

Setelah pesanan yang dibatalkan dikeluarkan, PivotTable memberi dua ringkasan yang paling sering dipakai:

Ringkasan pertama adalah daftar kemas sekaligus pengurang stok; ringkasan kedua adalah omzet per channel. Jumlah pesanan dihitung dengan Distinct Count atas No. Pesanan (centang Add this data to the Data Model saat membuat PivotTable), bukan dengan menghitung baris.

Kesalahan yang sering terjadi#

• Nomor pesanan rusak karena dibaca Excel sebagai angka.

• Menghitung pesanan dari jumlah baris, padahal satu pesanan bisa terdiri atas beberapa baris.

• Rentang tanggal ekspor tak sama antara Shopee dan TikTok Shop, sehingga omzet per channel tak bisa dibandingkan.

• Pesanan batal ikut terhitung di omzet dan pengurangan stok.

• Menyunting file mentah, sehingga tak ada lagi sumber asli untuk dicek ulang.

• Rumus total tertimpa angka saat seseorang "membetulkan" satu baris.

Kapan rekap manual tak sanggup lagi#

Rekap di spreadsheet masuk akal selama pesananmu masih bisa diselesaikan dalam beberapa menit sehari dan hanya satu orang yang mengerjakannya. Begitu rekap mulai memakan waktu lebih lama dari mengemas barang, beberapa orang menyunting file yang sama, atau stok di marketplace terus selisih, alatnya yang perlu diganti — bukan orangnya. Tanda-tanda lengkapnya ada di artikel kapan online shop perlu pindah dari Excel ke aplikasi.

Ringkasan#

• Ekspor pesanan dari kedua Seller Center dengan rentang tanggal yang sama, dan simpan file mentahnya tanpa disunting.

• Samakan kolom kedua file ke satu susunan standar; ingat bahwa satu baris = satu produk, bukan satu pesanan.

• Format nomor pesanan dan SKU sebagai teks sebelum menempel data.

• Buang duplikat dengan kunci No. Pesanan + SKU, dan keluarkan pesanan batal dari ringkasan.

• Samakan SKU listing ke SKU gudang dengan tabel pemetaan, lalu ringkas dengan PivotTable.

Rekap pesanan dengan Ospro#

Di Ospro, file ekspor pesanan dari Shopee atau TikTok Shop (CSV atau XLSX) diunggah apa adanya. Channel-nya dikenali dari kolom file, dan kolom yang namanya berbeda bisa dipetakan ulang sebelum impor. Mengunggah file yang sama dua kali tidak menggandakan pesanan: pesanan yang masih draf diperbarui, sedangkan yang sudah diposting dikunci. Baris dengan SKU yang belum dikenal ditahan di daftar kerja Channel Mapping dan diproses ulang otomatis setelah dipetakan.

Batasnya: pesanan belum ditarik otomatis lewat API marketplace, format .xls lama belum terbaca, dan impor tidak memotong stok sampai pesanannya kamu posting. Rinciannya ada di halaman rekap pesanan marketplace.